סיפורי לקוחMenu

Jacada בחרה בחברת נס טכנולוגיות להעברת מערך הדואר האלקטרוני הגלובלי לסביבת הענן של מיקרוסופט –Office 365

פרופיל לקוח:

Jacada הנה חברה בינלאומית המשרתת לקוחות ברחבי העולם אשר מובילה את תחום השירות ללקוח עם מעל ל-20 שנות ניסיון בפיתוח טכנולוגיות חדשניות לשיפור חוויית השירות ללקוחות. הפתרון של Jacada מאפשר, הן לארגונים לשפר את האינטראקציה עם לקוחותיהם והן הלקוחות יכולים ליהנות מחוויה משופרת של שירות בכל נקודת מגע עם הארגון, בין אם במוקד הטלפוני, באינטרנט, בדרכים או בעסק.
www.jacada.com
 

סיטואציה עסקית:

כחלק מרכזי בניהול מערך הפעילות הגלובלית שלה החזיקה Jacada באוסף שרתי דואר אלקטרוני MS Exchange במתכונת של On Premise. שרתים אלו תוחזקו בשני סניפים מרכזיים - בישראל ובאטלנטה שבארה"ב.
דדי חורי, מנהל מערכות מידע, Jacada מסביר: "שרתי הדואר האלקטרוני שלנו התנהלו באופן נפרד אחד מהשני ללא מנגנוני שרידות ותאימות ביניהם. כתוצאה מכך סבלו המשתמשים מתקלות חוזרות ונשנות של אי זמינות שירותי הדואר האלקטרוני. חשוב להדגיש כי שירותי הדואר האלקטרוני מוגדרים כקריטיים לקיומה של פעילות עסקית תקינה ב- Jacada. זאת מכיוון שהחברה פועלת במתכונת של 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע מול סניפים גלובליים עם הבדלי שעון ניכרים".
תכניות שנרקמו לחיזוק התשתית של Jacada כללו את הקמתו של אתר התאוששות
כמו כן, Jacada נסמכה על מנגנון סינון Spam & Marketing חיצוני של גוגל שהוציאה מצידה נהלים חדשים לפיהם היא לא תעניק יותר תמיכה למשתמשים במוצר זה, דבר שחייב היערכות עם פיתרון אלטרנטיבי.
יניב שחר, מומחה תשתיות בתחום System ושירותי דואר בסביבתMS   בנס טכנולוגיות, אשר ליווה את הפרויקט, אומר כי: "התפתחותה המואצת של Jacada הביאה לגידול מתמשך בנפחן של תיבות הדואר. גידול זה יצר בעיה בהמשך העבודה עם אמצעי האחסון המקומיים ודרש את הרחבתם או החלפתם, תוך השקעות נוספות ניכרות. במקביל לכך, מערך גיבוי מיושן של קבצי הנתונים האישיים של העובדים, שנשמרו בתחנות העבודה האישיות, יצר בעיה פוטנציאלית של אובדן ידע ומידע כלל ארגוני שהינו קריטי להמשכיות העסקית של הארגון".
אתגר מהותי נוסף שמערך הIT- עמד בפניו ,היה משאבי כוח-האדם גבוהים במיוחד אשר נדרשו לטפל, לתחזק ולשדרג את תשתיות מערך הדואר האלקטרוני בסביבת ה-Exchange הפיזית בארגון. 
 

הפתרון:

כמענה לאוסף האתגרים המתואר לעיל בחרה Jacada בחברת נס טכנולוגיות להובלת תהליך של ניתוח המצב הקיים והצעת פתרונות חלופיים. השלב הראשון בפעילותה של חברת נס ב-Jacada כלל היכרות עם המצב הקיים, החל מניתוח פעילותם של בעלי התפקידים בארגון, המטרות הארגוניות, הבנת הטופולוגיה והצרכים, ניתוח רמת הקריטיות של ההמשכיות העסקית ועד לבחינת המשמעות של שירותי הדואר האלקטרוני על המחלקות השונות ב-Jacada. סופו של מהלך זה הוביל לבחירתו של פתרון -365 של מיקרוסופט המספק מענה חדשני אשר עונה על כל האתגרים בפניהם עמדה Jacada בניהול מערכי דואר אלקטרוני בענן.

בין הסיבות המרכזיות לבחירה בחברת נס כמובילת הפרויקט, ראוי לציין את העובדה שחברת נס עצמה ביצעה מעבר של מערך הדואר האלקטרוני שלה לסביבת ה-365 של מיקרוסופט. במסגרת זו יישמה נס בתוך ביתה כ-10,000 תיבות דואר מבוזרות ברחבי העולם ובכך הוכיחה את יכולתה בבחינת "נאה דורש –נאה מקיים". אין ספק כי הניסיון הרב שנצבר בנס כתוצאה מהיישום הפנימי של פרויקט גלובלי, בהיקף כה גדול, אפשר להביא ל-Jacada פתרון שלם ומקיף, תוך היערכות מוקדמת לכל סיכון וקושי והכנתם מראש של Best Practices המאפשרים מעבר ויישום חלק.

יניב שחר מנס טכנולוגיות, מספר: "כחלק מהתהליך מופו הסיכונים האפשריים במעבר לענן והוגדר הטיפול הייחודי במערכת בהתאם לרמת הקריטיות העסקית.
הפרויקט כלל קביעת לוח זמנים קצר ומאתגר להעברת הרשאות לניהול סביבת העבודה והעברתה לסביבת Office 365 בענן. במסגרת זו הוגדרו התשתיות בצורה המותאמת במדויק לכלל צורכי העובדים ולהגדרות ומטרות מנהל המחשוב. יתרונה של סביבה זו מצוי ביכולתה לאפשר המשך עבודה שוטפת, ללא שינויים ותוך שקיפות מלאה של העובדים אל מול סביבת שירותי הדואר האלקטרוני החדשה בענן".

"לאחר קביעת מאפייני התשתית, יצאו Jacada ונס לפיילוט מוגדר מראש שכלל כ-10% מכלל המשתמשים, שאופיינו במגוון תרחישים שונים", מספר יניב שחר. "לאחר סיומו המוצלח של שלב הפיילוט, ניתן היה להמשיך במלוא הקיטור למעבר מלא של התשתית והעובדים לענן, לאורך כל שעות היממה, 7 ימים בשבוע".
 
פעילות זו בוצעה עד למימושה המלא של תכנית העבודה שהוגדרה מול מנהל יחידת המחשוב. התוכנית כללה ליווי מלא של הלקוח, הדרכתו וצמצום פערי הטכנולוגיה אל מול סביבות הענן החדשות באמצעות הדרכה של יחידת הIT .
 

תוצאות:

ביצוע מעבר הדואל לסביבת -365, המתבסס על חוות השרתים של מיקרוסופט באתרים שונים ברחבי העולם, אפשר ל-Jacada לקבל מענה כולל ומקיף לאוסף האתגרים שעמם נאלצה להתמודד בנוגע למערך הדואר האלקטרוני. כך למשל השיגה Jacada יתירות של 24/7 - נתון קריטי שסיפק מענה מצוין לתקלות הדחופות שהיו עד אז.

"המעבר לענן בסביבת מיקרוסופט נתן מענה מעשי לצורך שלנו במעבר לסביבת התאוששות מאסון (DR)", מסביר דדי חורי. "וזאת משום השרידות הגבוהה בסביבת הענן של מיקרוסופט (חוות שרתים בסדר גודל עצום). סביבה זו יתרה גם את מנגנון הסינון הקודם עליו נסמכה Jacada כיוון שסביבת ה-365 מעניקה מנגנון סינון מובנה כחלק משירותיה הפנימיים".

אתגר נוסף שהגיע לכדי פתרון נוגע לנפח המוגבל של תיבות הדואר. סביבת ה-365 פתרה למעשה את בעיית גודל התיבות והעניקה סביבת עבודה של תיבות דואר עצומות בנפחן ללא מגבלה מעשית למשתמשים או לחברה עצמה בהיבטים של אחסון. כתוצאה מכך נפתרו בעיות נוספות הקשורות לאבדן מידע וידע (שזורם ונשמר בעיקר במערכות הדואל) שנגרמו עקב מגבלות מערכי האחסון הקיימים.

חורי מציין יתרון משמעותי נוסף ואומר כי : "אותו מערך כח אדם שעסק בחלק גדול מהזמן בתחזוקה ובפתרון של בעיות ותקלות בשרתי הדואר האלקטרוני המקומיים, התפנה סוף סוף לעסוק בפרויקטים ארגוניים חדשים אשר תרומתם העסקית גבוהה פי כמה. כמו כן, יכולת הניהול המרכזית שמספקת מערכת ה-365 לכל סביבת הדואל העולמית מייתרת את הצורך בצוותים כפולים באתרים השונים ומאפשרת אכיפת מדיניות אחידה תוך הקטנת הסיכונים ושיפור מנגנוני אבטחת המידע".

"אין ספק כי המעבר של חברת Jacada לסביבת 365 אפשר לה להתקדם אל חזית הטכנולוגיה בתחום מערכות המידע בכל היבט אפשרי", מסכם יניב שחר. "זאת, מבלי לבצע שום פעילות שדרוג במערכות הקיימות בארגון. הצלחתו של שלב זה מהווה תשתית טובה, חלקה ומהירה להמשך העברת והטמעת מערכות ענן נוספות מבוססות 365  ב-Jacada  כגון- LYNC , Project on live , Office On Line, SharePoint ועוד".

Resources

...