סיפורי לקוחMenu

נס טכנולוגיות הטמיעה מערכת Microsoft Exchange במכון ויצמן למדע על מנת לאפשר לעובדי המכון שירותי דואר מתקדמים, זמינים ונגישים מכל מקום ובכל עת

​הלקוח

מכון ויצמן למדע הינו מכון מחקר רב-תחומי המחולק לחמש פקולטות: מתמטיקה ומדעי המחשב, פיסיקה, כימיה, ביוכימיה וביולוגיה. במכון עובדים למעלה מ-2,500 מדענים, תלמידי מחקר לתארים מתקדמים וחברי סגל אקדמי, ומנהלי טכני. פועלות בו כ-250 קבוצות מחקר, בראשות פרופסורים וחוקרים בכירים. תקציב התפעול השנתי של המכון עומד על יותר ממיליארד שקלים. מדי שנה מבקרים ועובדים במכון כ-500 מדענים אורחים, מעשרות מדינות ברחבי העולם. במכון מתקיימים מדי שנה כ-50 כנסים מדעיים בינלאומיים.

האתגר הטכנולוגי

במכון ויצמן פעלו שתי מערכות דואר אלקטרוני: GroupWise מתוצרת נובל ו-OCS  מתוצרת אורקל. כמו כן היה שימוש במערכות דואר נפוצות כגון GMAIL ,HOTMAIL  ועוד. למרבית המדענים היו תיבות  ב-GroupWise ו-OCS - תיבות גדולות  ומורכבות בנפחים מאוד גדולים כאשר הגישה לתיבות דואר אלו היתה באמצעות clients שונים כדוגמת Outlook Express ו-Outlook בפרוטוקולי דואר מיושנים כגון POP3 ו-IMAP.
בשנת 2010 החליט מכון ויצמן ליצור תשתית דואר אלקטרוני שתתבסס על Microsoft Exchange ותאפשר לעובדי המכון שירותי דואר מתקדמים, זמינים ונגישים מכל מקום ובכל עת. כמו כן החליט המכון להעביר את כל פריטי הדואר האלקטרוני במערכות הדואר השונות לתשתית Exchange אחידה. במקביל היה צורך להכין את תחנות העבודה של אנשי המכון לעבודה עם clients של Microsoft Outlook.

הפתרון

את תכנון המערכת והיישום ביצעו מכון ויצמן ובינת תקשורת. כמו כן, ביצעו את תכנון ההסבה ובחירת כלי ההסבה (תוכנת Transend Migrator) וכן בהגירת המידע מהמערכות הישנות למערכת החדשה. נס טכנולוגיות התבקשה להטמיע במהירות בקרב המשתמשים את השימוש ב-Outlook ולבצע את ההדרכה הכרוכה בתהליך זה.
העבודה בוצעה בהדרגה, בכל פעם בקבוצת משתמשים מסוימת (כגון קבוצת מחקר), בשלושה שלבים, במשך 24 שעות: שלב הכנת תשתית תחנת העבודה, כולל התקנת client של Outlook שלב הסבת הנתונים מהמערכות הישנות לחדשות ושלב חיבור ה-clients  לתיבת הדואר החדשה.

לאחר יישום המערכות ברמת התשתית טכנולוגית (ע"י מכון ויצמן ובינת), ביצעה נס טכנולוגיות את ההדרכה בקרב המשתמשים. הדרכת הבכירים בוצעה באופן אישי, והדרכת שאר המשתמשים בוצעה באופן קבוצתי, תוך התאמת צרכי הלמידה הייחודיים ופיתוח חומרי הדרכה עבור כל אוכלוסייה.

צוות ההדרכה של נס טכנולוגיות במכון ויצמן כלל תשעה מדריכים, מטמיעים ותומכים במוקד טלפוני, אשר העניקו מעטפת תמיכה מקצועית בשטח ומרחוק.

הטמעות אישיות בוצעו בסביבת העבודה הטבעית של עובדי המכון, לאחר ביצוע ההתקנה והשתתפות בהדרכה הרלוונטית. פרויקט ההטמעה הושק עם מיתוג שיווקי מלא של הפרויקט על ידי יצירת סימול ייחודי הכלל פריסת שלטים, חולצות ומתנות למשתמשים .

"השימוש בדואר אלקטרוני חיוני ביותר בתחומי הפעילות השונים של מכון ויצמן והיה חשוב לאפשר לעובדי המכון לעבור את השינוי בצורה חלקה, ללא תקלות וללא יצירת לחץ הנובע משינויי תשתית" אמר רוני טברסקי, סמנכ"ל בכיר ומנהל קו עסקים מיקור-חוץ בנס ישראל.
"גייסנו לצורך זה את מיטב המומחים שלנו המתמחים בניהול שינויים, דבר שאפשר ביצוע מהיר ביותר של הפרויקט ושימוש מיידי מצד עובדי המכון במערכת החדשה".

התוצאה

מערכת Exchange מקנה למכון ויצמן גמישות תפעולית תוך שימוש בפלטפורמה אחידה המבוססת על מערכת נפוצה של דואר אלקטרוני.

"המעבר למערכת Exchange מאפשר ניהול מיטבי של כלל תשתית הדואר האלקטרוני במכון, תוך שרידות גבוהה וזמינות מירבית, דבר שהינו קריטי לכל מוסד, על אחת כמה וכמה למכון ויצמן שהוא מוסד מחקר בעל מוניטין עולמי" אומר עופר אהרונסון, ראש ענף תשתיות מחשוב במכון ויצמן.

 

Resources

...