חדשותMenu

מי צריך אפליקציה ארגונית?

​כשנכנסו המחשבים האישיים למשרדינו בשנות ה-80 של המאה שעברה, איש לא ניחש את מידת השפעתם האדירה על האופן בו אנו עושים עסקים ומנהלים את התקשורת שלנו עם לקוחות, ספקים ועובדים אחרים בארגון. היינו מעט יותר מוכנים לשינוי כשנכנס לחיינו האינטרנט המהיר, שאפשר תקשורת במגוון ערוצים וייעל את האופן בו יוצאים לפועל תהליכים ארגוניים שונים. רק הספקנו להסתגל לתפקיד הרשת העולמית בפעילויות והתהליכים בארגון שלנו, והמהפכה הבאה כבר מזמן כאן. והיא יושבת לכם בנוחות בכף היד או בכיס - הסלולרי שלכם.

למרות הניסיון הרב שלנו במהפכות טכנולוגיות, ארגונים רבים הביטו בסלולרי תחילה כגורם מפריע במקום העבודה, ולכל היותר אמצעי תקשורת יעיל עם עובדים מחוץ למשרד, כגון סוכנים שנמצאים בדרכים. בשנים האחרונות, יותר ויותר ארגונים מבינים את יתרונות המובייל כחלופה לאינטרא-נט הארגוני, וככלי תקשורת משלים לתקשורת ארגונית דיגיטלית, שהופך באופן הדרגתי לנגיש וזול, ושניתן לנצל כפלטפורמה למגוון רחב של שימושים. חברות המחקר  חוזות שעד שנת 2021, כ-65% מהחברות בארצות הברית ישיקו אפליקציה ארגונית ממותגת ומותאמת אישית, וינצלו את הפלטפורמה בשלל דרכים יצירתיות למיטוב התקשורת הפנים-ארגונית, ולא רק.

עבודה בכל מקום

אחת המגמות שמושכות ארגונים להשיק אפליקציות ארגוניות עבור העובדים בהם היא שכיחותה העולה של עבודה מרוחקת. לא מדובר רק בעובדים שמשתמשים במערכות המחשוב של הארגון ממחשב מרוחק (כמו עובדים מעבר לים או עובדים מקומיים שעובדים חלק מהזמן מביתם), אלא בעובדים שאין להם גישה מתמדת למחשב, כמו טכנאים, סוכנים, עובדים בפסי ייצור וגם קבלנים להם אין צורך בגישה לרוב מערכות החברה, אך עדיין קיים צורך בתקשורת מסודרת עמם. עבור עובדים אלה, להם אין אינטראקציה דיגיטלית יומיומית עם ליבת הארגון, האפליקציה הארגונית יכולה להוות כלי לחיבור לתרבות הארגונית, אמצעי להכרת מטרות הארגון ושאיפותיו, קישור למידע על הטבות לעובדים, וגם כלי ייחודי לדו-שיח בין העובדים לממונים עליהם..

תקשורת מאוחדת

 כשזה מגיע לרוב היישומים העסקיים, יכולותיו של המכשיר הסלולרי שבידיכם לא נופלות מיכולותיו של מחשב נייד. אמנם, המקלדת הקטנה מסרבלת את הכתיבה בו, אבל ביישומי תקשורת בווידאו ושיחות קוליות, לסלולרי יש פוטנציאל להיות כלי התקשורת העיקרי של עובדיכם.

 לדוגמה, ארגונים רבים כיום בוחרים שלא להטמיע מערכות טלפוניה קווית יקרה במשרדיהם, אלא משקיעים במערכות שיאפשרו למכשירי הסלולר של העובדים לתפקד בזמן שעות העבודה שלכם כטלפון משרדי לכל דבר.

 האפליקציה הארגונית, כחלק מאסטרטגיית תקשורת דיגיטלית בארגון, יכולה להוות תחליף לשיחות עבודה קבוצתיות בוואטסאפ, שרשורי מיילים אינסופיים, לספק פלטפורמה לעבודה משותפת על מטלות ועוד.

המדריך הסלולרי

 יישום נפוץ נוסף של אפליקציות ארגוניות הוא ככלי דיגיטלי גמיש להדרכה ולמידה. היכולת לכלול תכני וידאו, אודיו, ויכולות ניהול מרוחק של בחינת בקיאות העובדים בתוכן המוגש, הופכים את האפליקציה הארגונית לפתרון אידאלי וכלכלי לצורך בהדרכות עובדים בנהלים, כלים חדשים שעומדים לרשותם וכדומה.

ארגונים שלא יכולים להביא את כלל העובדים במקום אחד לצורך הדרכה מרוכזת, או אינם מעוניינים לעשות זאת משיקולי עלות, יכולים בעזרת האפליקציה הארגונית לחסוך שעות עבודה אבודות, להימנע מהצורך בציוד (כמו מקרנים ולוחות) ולספק לעובדים חוויית למידה אינטראקטיבית, בקצב ובזמן הנוחים להם.

בקרוב אצלכם

 לאפליקציות ארגוניות יש עוד אינספור שימושים ויישומים, והם תלויים במידה רבה בצרכי הארגון והתקציבים שזה מוכן להשקיע בפיתוח והטמעה של האפליקציה. החל משעוני נוכחות שמממשקים בין קורא טביעות האצבע בסלולרי למערכת חישובי השכר, וכלה ביישומי מציאות רבודה ומעקב מתקדם אחר מטלות ספקים ועובדים - האפליקציות הארגוניות כיום מציעות הרבה יותר לארגונים וחברות מאשר האינטרא-נט המסורתי, ומהוות לא-פעם שלב אינטגרלי בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית של התקשורת הארגונית.

האתגר - שימושיות

קל לראות את היתרונות שבהטמעת אפליקציה ארגונית, אך זו אינה שווה דבר אם איש אינו משתמש בה. אבל כיצד דואגים שהמשתמשים אכן ישתמשו באפליקציה המפוארת שהשקעתם בה?

הקושי מתחיל כבר בשלב האפיון. הבנת צרכי העסק והאופן בו אפליקציה ארגונית יכולה לתרום לו אינה משימה פשוטה כלל. העניין מסתבך אף יותר כשניסיון ליישם כמה שיותר פיצ'רים באפליקציה, יוצר כלי מסורבל ולא שימושי עבור קהל היעד שלו. לחילופין, פספוס צרכים חשובים בשלב התכנון יכול להפוך את הכלי למיותר עבור חלק מהמשתמשים המיועדים.

בשביל למנוע סרבול מיותר ובזבוז תקציבים, מומלץ לוודא שהספק עמו תבחרו לעבוד על פיתוח והטמעת האפליקציה הארגונית שלכם, מתמחה בלא רק בפיתוח התוכנה, אלא גם ביצירת חווית משתמש נוחה ונגישה, שתעודד את עובדי הארגון לעשות שימוש באפליקציה, אם כשאינם מחויבים לעשות זאת. ולא פחות חשוב, ספק שיודע לחבר את האפליקציה הארגונית לכלל תהליכי הדיגיטל והתקשרות הפנים ארגונית.